Marijke Vos
Director
Marijke is director bij nlmtd en helpt organisaties vooruit in complexe transities op het snijvlak van strategie, innovatie en digitale verandering. Dankzij haar brede ervaring en oprechte benadering weet ze beweging te creëren in zowel corporates als overheidsorganisaties.
Deel dit artikel
Bij de start van een samenwerking regelen we meestal van alles. Rollen worden verdeeld, verantwoordelijkheden vastgelegd en afspraken op papier gezet. Toch zegt dat nog weinig over hoe mensen straks daadwerkelijk met elkaar zullen gaan samenwerken. Wat de één bijvoorbeeld vanzelfsprekend vindt, kan voor de ander heel anders liggen.
Dat viel Marijke Vos, Director bij nlmtd, ook op tijdens een traject waarin industrie partijen en netbeheerders gingen samenwerken. Haar rol draaide vooral om iets wat nergens formeel was vastgelegd: zorgen dat partijen elkaar echt hoorden. Doorvragen als mensen verschillende dingen leken te bedoelen, belangen boven tafel krijgen en ruimte maken voor zorgen die anders onuitgesproken bleven.
Vanuit haar opleiding tot mediator begon ze zich af te vragen waarom je zo’n gesprek pas zou voeren als een samenwerking vastloopt. Veel onderwerpen die tijdens mediation op tafel komen, kun je ook al veel eerder bespreken. Vanuit die gedachte ontstond in samenwerking met Annelies van Herwijnen de Samenwerkingsversneller. Marijke en Annelies zetten deze aanpak in waar de kwaliteit van samenwerking en vertrouwen een sleutelrol spelen: voorbeelden zijn startups, partnerships, inkooptrajecten, coöperaties en teams binnen organisaties.
Wat zit er onder praktische afspraken?
“Het contractuele en alle formele dingen hebben we vaak wel goed met elkaar geregeld”, vertelt Marijke. “Maar hoe nemen we de menselijke maat hier in mee? En snappen we elkaar ook echt?”
De Samenwerkingsversneller richt zich op die laag onder de formele afspraken. Op persoonlijke en organisatorische belangen, verwachtingen, zorgen en ideeën over wat een geslaagde samenwerking eigenlijk betekent. Want twee partijen kunnen op papier hetzelfde doel nastreven en er in de praktijk toch iets anders onder verstaan.
Idealiter zet je de Samenwerkingsversneller in wanneer een samenwerking nog maar net begint, maar het kan ook helpen als de partijen al een tijdje samenwerken en merken dat het niet goed van de grond komt. Juist dan kan het nuttig zijn om te onderzoeken wat er onder de oppervlakte meespeelt, voordat irritaties groter worden.
Eerst zelf nadenken, dan samen om tafel
Wanneer je de Samenwerkingsversneller inzet moeten deelnemers vooraf een samenwerkingsscan invullen. Daarin staan vragen over het gezamenlijke doel, hoe je je eigen rol ziet en die van de ander, belangen, zorgen en mogelijke breekpunten. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar het dwingt mensen om even te stoppen en te vertragen voordat ze aan de slag gaan.
Vervolgens vindt een gesprek plaats, waar ieders antwoorden vooraf worden gedeeld zodat je niet bij nul hoeft te beginnen. In 2,5 uur tijd bespreekt Marijke als onafhankelijke begeleider vervolgens de verschillen en overeenkomsten. Daarbij wordt soms behoorlijk doorgevraagd. “Mensen zeggen weleens: ik voelde al dat je die vraag ging stellen, ik kom er niet onderuit”, vertelt Marijke. Precies daarin zit volgens haar dan ook de waarde. Een twijfel die in een regulier overleg waarschijnlijk blijft liggen, komt hier wel aan de oppervlakte.
Dat levert soms heel praktische inzichten op. Een voorbeeld: in een samenwerking waren de rollen helder verdeeld. De één was verantwoordelijk voor het commerciële stuk, de ander voor het technische. Toch bleek de commerciële partner zich bij moeilijke klantgesprekken soms alleen te voelen staan. De oplossing was klein. Ze spraken af zulke gesprekken voortaan samen voor te bereiden. De rolverdeling hoefde niet te veranderen, de manier waarop ze elkaar ondersteunden wel.
In een ander geval zat de wrijving in iets alledaags. De één stelde een vraag en kreeg pas veel later antwoord. Dat voelde alsof de ander de vraag niet belangrijk vond. Tijdens het gesprek bleek juist dat diegene tijd nodig had om goed over een antwoord na te denken. Zodra je dat van elkaar weet, krijgt hetzelfde gedrag ineens een andere betekenis.
*Marijke Vos op Swedish Chamber of Commerce
Een samenwerking waarin het ook mag schuren
Met de Samenwerkingsversneller probeer je niet alle toekomstige spanning uit een samenwerking te halen. Verschillen horen erbij. De winst zit er volgens Marijke vooral in dat mensen al vroeg oefenen om zich uit te spreken. Als er later iets schuurt, is het gesprek daarover minder nieuw.
De belangrijkste inzichten en afspraken krijgen na afloop een tastbare vorm, bijvoorbeeld in een samenwerkingscanvas of manifest. Soms ontstaat tijdens het gesprek ook een eigen taal die mensen later weer kunnen gebruiken. Na een paar maanden kan er opnieuw een gesprek plaatsvinden om te kijken wat er is veranderd en welke afspraken nog werken.
Dat maakt de aanpak ook interessant voor samenwerkingen in het publieke domein. Daar is vaak veel aandacht voor procedures, verantwoordelijkheden en contracten, terwijl de onderlinge samenwerking uiteindelijk door mensen vorm krijgt. Marijke ziet dat bijvoorbeeld bij gemeenten en netbeheerders, die elkaar nodig hebben om voortgang te boeken maar vanuit verschillende rollen en belangen werken.
Juist bij zulke samenwerkingen kunnen onuitgesproken verwachtingen veel tijd en aandacht kosten. Als een samenwerking echt vastloopt, gaat er managementaandacht naar het conflict, ervaren medewerkers daar de gevolgen van en kunnen de financiële kosten flink oplopen. Een gesprek van 2,5 uur lijkt aan het begin misschien een vertraging of onnodig. Maar de gedachte achter de Samenwerkingsversneller is precies andersom. Door vroeg te bespreken wat anders pas boven tafel komt als het schuurt, kun je daarna makkelijker én sneller samen verder.
