Op basis van het boek “Denk als en startup” geschreven door Mike Hoogveld.
Om je in te laten zien hoe je in jouw organisatie concrete, waardevolle startup elementen kunt inbouwen om zo de winnaar te worden in de markt van morgen.
Plezier is een serieuze zakelijke tool
Veel startups beginnen vanuit de spreekwoordelijke garage of zolder. Al zijn de redenen voor zo’n locatie vooral praktisch en financieel van aard (want direct beschikbaar en spotgoedkoop), die setting zorgt ook voor een verfrissend gevoel. De onderneming heeft nog niets ‘corporates’ en zet zich eerder af tegen de gevestigde bedrijven en structuren. Hoezo glanzende kantoorpanden met ergonomisch verantwoord meubilair, wanneer oude banken, stoelen en tafels ook voldoen? Niet de vorm, maar de inhoud is wat telt. Zo’n locatie geeft het gevoel betrokken te zijn bij iets nieuws en opwindends. Iets anders dan anders. Iets wat nog ‘under construction’ is. Een dergelijke omgeving heeft dan ook een sterke aantrekkingskracht op mensen die daar graag aan willen meebouwen en die liever buiten de lijntjes kleuren, dan zich te conformeren aan de vaste structuren van traditionele bedrijven.
In steeds meer steden, ook in ons land, zie je vrijplaatsen ontstaan, vaak in oude, leegstaande fabriekshallen en kantoren. Die bieden de ruimte om ook met een grote groep mensen samen te werken en stralen een gevoel van vrijheid uit. Vooral de creatieve industrie bloeit daar ongekend. De ideeën vliegen er door de lucht, er wordt gelachen, eten gebeurt aan lange tafels buiten. De sfeer is aanstekelijk, het zindert en daagt uit.
Voordat we nu massaal naar de kringloop rennen en met onze nieuwe aanwinsten naar dergelijke plekken verhuizen – waar we dan de potentiele startups ondertussen verdrijven, want de kosten gaan omhoog en ze voelen zich er steeds minder thuis – er zijn ook andere mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de omgeving bijdraagt aan de bestendiging van de startup cultuur.
Een 'under construction'-omgeving heeft een sterke aantrekkingskracht op mensen.
Een omgeving voor topprestaties
De bestaande omgeving anders inrichten draagt bij aan het denken en doen als een startup. Als we topprestaties willen bereiken, de samenwerking een boost willen geven, de intrinsieke motivatie van medewerkers willen verhogen en vrijheid en open communicatie willen stimuleren, dan hebben we een omgeving nodig die deze werkwijze en processen faciliteert.
Creëer open ruimtes
Gemakkelijke face-to-face communicatie is een vereiste. Aristoteles zijn het al: de mens is een sociaal dier en niet gemaakt om alleen te leven. Dus waarom zou je wel alleen werken? Of het nu gaat om WhatsApp, de iPhone, Twitter, Instagram of Facebook, de grootste succesvolle uitvindingen van de afgelopen decennia hebben te maken met het vergemakkelijken van communicatie en het scheppen van gemeenschappen. Laten we ons dan op ons werk vooral niet zoveel mogelijk gaan afscheiden. Daar heb je tenslotte de kans om elkaar echt in levenden lijve te zien en te spreken. Creëer daarom veel open ruimtes, waar mensen bij elkaar zitten en ideeën, informatie en feedback direct kunnen delen. Haal medewerkers uit hun individuele kamers en geef hun de mogelijkheid samen te werken, bijvoorbeeld in open teamruimtes.
Spotify heeft bijvoorbeeld haar kantoren zo ingericht dat ieder team een eigen vaste uitvalsbasis heeft. Deze teamruimte bestaat uit een kantoortuin waarin de teamleden op dagelijkse basis intensief samenwerken. Alle wanden zijn geschikt gemaakt om activiteiten te visualiseren. Inclusief overlegplek. Naast een overlegplek zijn er twee aparte kleinere ruimtes, eentje voor telefoon-/videogesprekken en eentje om in afzondering geconcentreerd te kunnen werken. Overigens heeft ING op basis van dit Spotify-model haar Nederlandse hoofdkantoor inmiddels omgebouwd. Was het gebouw aanvankelijk volledig ingericht met flexplekken, nu staat de omgeving helemaal in het teken van teamruimtes en ontmoetingsplekken.
Geef het goede voorbeeld
Wie kiest voor zo’n open en communicatieve manier van huisvesten doet er goed aan twee dingen in het oog te houden. De eerste: geef zelf het goede voorbeeld en ga vooral niet als leidinggevende in je eentje in een aparte ruimte zitten. Niet alleen is de kans dan klein dat medewerkers enthousiast meegaan in de verandering, je mist ook veel aan informatie die de medewerkers onderling wel delen. Daarmee kom je als manager dus op een informatieachterstand.
Een voorbeeld van hoe het wel werkt: toen Elon Musk zijn bedrijf SpaceX opzette om de eerste ‘herbruikbare’ raket te produceren, liet hij een oud pakhuis in een voorstad van Los Angeles ombouwen tot productiefaciliteit en hoofdkwartier. De bureaus van het kantoorpersoneel staan er her en der in de fabriek. Dat maakt iedereen – inclusief Musk – makkelijk benaderbaar en je komt snel en makkelijk direct met elkaar in contact.
Zorg voor alternatieven
En de tweede: zorg voor een diversiteit aan werkruimtes, afgestemd op de behoeften van de medewerkers. Dus ook kleine afgesloten hokjes voor concentratiewerk, telefoontjes en kleine overleggen. Dit hoef je niet zelf in te vullen, je hoeft er zelfs niet meteen een consultant in kantoorinnovatie voor in te huren. Beschouw dit als een eerste startup project en laat mensen vooral zelf met ideeën komen. Die kunnen niet alleen heel verrassend zijn, maar door mensen zelf te laten meedenken over de werkruimte, zal die ook beter en intensiever worden gebruikt.
Zo wist Pro QR therapeutics, een snelgroeiend bedrijf in de biotechnische industrie, uit ervaringen met eerdere projecten dat er vooral behoefte was aan overleg, bel- en vergaderruimtes. Dat leidde tot een nieuwe verdieping met bijna net zoveel zitplekken in overlegruimtes als het aantal werkplekken.
Ruimte voor toevallige ontmoetingen
In zijn boek De Uitvinders geeft Walter Isaacson een overzicht van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de belangrijkste uitvindingen van onze tijd – de computer en het internet. Wat blijkt: een belangrijke succesfactor van die uitvindingen is de toevallige ontmoeting, waarbij mensen elkaar onverwacht op ideeën brengen vanuit hun verschillende achtergronden en invalshoeken. Als verschillende mensen toevallig bij elkaar komen en ideeën delen, dan kunnen mooie dingen ontstaan. Maak daarom van je kantoor een ontmoetingsplek van mensen en ideeën.
Een belangrijke succesfactor van uitvindingen is de toevallige ontmoeting.
Seats2meet van Ronald van den Hoff is door dat idee groot geworden. Dit concept is bedoeld voor een groeiende groep zelfstandigen, die er gratis en voor niets werkruimte kunnen benutten. Zelfs de koffie en de lunch krijg je erbij. De winst zit in het creëren van sociaal kapitaal via veelal toevallige offline ontmoetingen, serendipiteit. Iedereen kan zien wie aanwezig is, waar die zit en wat diegene doet. De bedoeling is dat je kennismaakt en kennis deelt. Vergaderen met een klein of groter gezelschap kan ook. Dat is dan weer wel tegen betaling, het geld moet tenslotte ergens vandaan komen.
Gastvrij, activiteit- en belevingsgericht
Om die toevallige ontmoetingen in je eigen kantoor te stimuleren is het slim om veel open ruimtes en plekken te creëren, die toevallige ontmoetingen afdwingen. De waterkoeler, het koffieapparaat of restaurant zijn bij uitstek van die plekken waar mensen graag komen. Erik Veldhoen, de founding father van het Nieuwe Werken vertelt in‘Kantoren bestaan niet meer’ over een concept dat hij bij Interpolis in Tilburg realiseerde. Uiteenlopende ontwerpers creëerden er ruimtes die je van de ene beleving naar de andere leidden. Zo ontstond een wonderlijke plek waar medewerkers nog altijd graag komen. Een plek die verrast en waar mensen zich tegelijk mee kunnen identificeren. Gastvrij en activiteitengericht. Interpolis was pionier – over startup denken en doen gesproken – maar het concept kreeg veel navolging in binnen- en buitenland.
Bedrijven als Google hebben ingenieuze routeringen gecreëerd die mensen forceren om samen te komen, als de marmotten van Fred Oster in zijn aloude ‘AVRO’s wiekentkwis’. Maar het kan ook met heel simpele dingen. Een zithoek. Een gecombineerde print- en koffiehoek. Geen afhaalkantine, maar een plek waar je graag komt – met klanten, collega’s, relaties – en met echt goede koffie: kleine dingen die een wereld van verschil kunnen maken.
Stimuleer alle zintuigen
Veel (voormalige) startups hebben kantoren die uitblinken in kleuren, gebruik maken van stimulerende geuren en met inspirerende kunstobjecten. Bedoeld om mensen wakker te schudden en andere invalshoeken te geven. In de literatuur over kantoorinnovatie wordt geadviseerd licht, geluid en geur af te stemmen op de behoeften van de individuele bewoner, zoals TNO schrijft in het rapport Psychologische aspecten kantoorinnovatie. De onderzoekers halen Winston Churchill aan, die ooit zei: “First we shape our buildings, afterwards they shape us”, in de zin dat de gebouwde omgeving gunstige of juist ongunstige condities creëert voor menselijk gedrag en welbevinden.
Iris Baker promoveerde aan de faculteit Industrieel Ontwerp van de TU Delft op het proefschrift ‘Uncovering the secrets of a productive work environment’. Uit haar onderzoek blijkt dat planten over het algemeen een positief effect hebben op de productiviteit in kenniswerk, naast uiteraard bewezen voordelen voor de luchtkwaliteit en -vochtigheid. De invloed van kleur in de werkomgeving is minder eenduidig. De kleurvoorkeur voor het interieur is wit, ook om rustig te kunnen zijn en zich te kunnen concentreren. Een rode ruimte draagt bij om energiek te zijn, terwijl de meeste mensen geen kleurvoorkeur hebben om creatief te kunnen zijn. Opvallend is dat ongeveer een derde voor het interieur de kleur wit kiest en een vijfde deel van de respondenten geen voorkeur heeft. Dat lijkt de conclusie te rechtvaardigen dat mensen zich niet zoveel bezig houden met toepassing van kleuren in hun omgeving.
Graffiti voor gevorderden
Om te kunnen samenwerken en brainstormen heb je meer nodig dan alleen een open ruimte. Als de meest briljante ideeën ontstaan uit al dan niet helemaal toevallige ontmoetingen, dan is het wel zo zinvol om op die plekken ervoor te zorgen dat de ideeën ook kunnen worden vastgelegd. Maak ze visueel faciliterend: laat ideeën een plek krijgen, bijvoorbeeld op de wanden en kasten met een whiteboard oppervlak of door ze te beschilderen met schoolbordverf. Maak ruimte om plaatjes, teksten, planningen en to-do-lijstjes op te hangen. En leg overal post-it’s en pennen binnen handbereik, tot aan de toiletten toe. Ook dat zijn immers de momenten dat de ideeën spontaan opborrelen.
Nog een tip: introduceer een ‘idea jar’, een pot voor ideeën, bij voorkeur op een open plek voor toevallige ontmoetingen. Het delen van ideeën stimuleert de nieuwsgierigheid. Haal de pot op een vast moment leeg en hang ze voor iedereen zichtbaar op. Praat erover. Juist het open en vrij delen van ideeën brengt en stroom op gang en is hét kenmerk van een startup. Elke keer dat je samen over een idee praat, heb je de kans het beter te maken.
Faciliteer ontspanning
Focus is nodig om doelen te bereiken, maar ontspanning is minstens zo belangrijk om ideeën vrij te laten stromen. Vandaar dat elk zichzelf respecterend innovatief bedrijf tegenwoordig op zijn minst een tafeltennistafel, biljart, tafelvoetbal of andere sportieve vorm van vermaak heeft staan. Wie een stap verder wil gaan, schaft een indoor voetbalveldje, ballenbak of glijbaan aan, zoals bij Google. Of maakt een gameroom. Uit een Amerikaans onderzoek blijkt dat meer dan 80 procent van de ondervraagden zich na het spelen van games minder gestrest voelt.
Afwijkend meubilair in vrolijke kleuren moet de inspiratie eren en creativiteit stimuleren, zoals een schommeltafel en flexibele wanden opgebouwd uit schuimblokken, die een instant vergaderruimte opleveren. Is die niet meer in gebruik, dan fungeren de blokken als speelse zitelementen. Naast meer ontspanning en creativiteit lijkt dit ook te zorgen voor een betere werksfeer en een verhoogde productiviteit. Zo blijkt uit het onderzoek dat ruim driekwart van de mensen daadwerkelijk beter presteert na het spelen van een spelletje. En door teamleden samen te laten ontspannen, vindt ook team building plaats.
Maak het leuker en makkelijker
Een belangrijk kenmerk van startups is het gevoel dat ze nadrukkelijk onderdeel zijn van een ecosysteem. De interactie met collega’s, maar ook met andere startups in hun diverse fases, corporates, dienstverleners, investeerders, onderzoekers, adviseurs enzovoort, leveren aantoonbaar meer succes op. Bied medewerkers extra services en faciliteiten aan, zoals een kapper, catering, boodschappenservice, oppas, stomerij en wasserij, breng- en haalservice, klusjesman, fitness faciliteiten, enzovoort. Daarmee verleng je de tijd dat ze zodat mensen op hun werk kunnen blijven, kunnen ze zich effectiever en efficiënter concentreren op hun werk en vergroot je de kans op waardevolle toevallige ontmoetingen.
High Tech Campus: smart city
Al begin 2000 opende de High Tech Campus in Eindhoven haar poorten. Meer dan tachtig procent van de honderdvijftig bedrijven, met zo’n 10.000 internationale onderzoekers, ontwikkelaars en ondernemers, werkt op deze vierkante kilometer samen om technologische innovaties in korte tijd om te zetten naar business. Elke dag ontstaan nieuwe samenwerkingsverbanden. Netwerken komen samen en zorgen voor een web aan kennis en zakelijke connecties. Door het open karakter van de Campus is een ecosysteem van internationale bedrijven en kenniswerkers uit meer dan zestig verschillende landen ontstaan.
Een van de voordelen van de Campus is het delen van faciliteiten en services, wat een direct kostenvoordeel oplevert. Er zit een Albert Heijn, een ABN AMRO internationaal klanten bureau, diverse restaurants, je kunt er sporten of ontspannen in het welness centrum, naar de fysiotherapeut, de kapper of snel langs de GGD om ene vaccinatie te halen voor buitenlandse reis. Je kunt er je auto laten onderhouden, er is een fietsenmaker, kinderopvang, en er zijn ook diverse technische faciliteiten.
Startups zijn nadrukkelijk onderdeel van een ecosysteem.
Stad in een gebouw
Een ander voorbeeld is B-Amsterdam, een kantoor in het oude hoofdgebouw van IBM in Slotervaart. Een deel van het complex wordt verhuurd aan PostNL. Het andere deel is omgetoverd tot een Stad in een Gebouw, waar mensen terecht kunnen voor alles van sport en horeca tot evenementen en zelfs wonen. B-Amsterdam biedt onderdak aan diverse kleine ondernemingen en startups en er is plek voor freelancers. Daarnaast worden er regelmatig congressen en evenementen georganiseerd, waaronder CROWDF€ST, een festival waar startups en makers in contact kunnen komen met investeerders. Een nog te ontwikkelen idee is de maker space waar makers prototypes kunnen vervaardigen en productie kunnen draaien met behulp van de aanwezige voorzieningen zoals lasercutters, 3D printers, naaimachines en keukenapparatuur.
5 stappen om je omgeving en je cultuur aan te passen
Proven Workspace omschrijft vijf praktische stappen om te komen tot een omgeving die past bij de cultuur.
- Vertaal de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten.
- Analyseer de huidige situatie aan de hand van bijvoorbeeld een gebouwschouw, interviews, producten- en dienstencheck en een activiteitenmeting.
- Inventariseer de resultaten en toets die aan de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten.
- Definieer het werkomgevingsconcept op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
- Realiseer het concept. Dat betekent enerzijds het ontwerpen, voorbereiden en realiseren van de fysieke werkomgeving en facilities en anderzijds het voorbereiden en realiseren van de mind-set en het nieuwe werkgedrag.
