Regie op het speelveld: hoe Enexis strategisch stakeholderengagement structureert
Uitdaging
Enexis opereert in een complex krachtenveld van gemeenten, provincies, ministeries, toezichthouders en grootverbruikers. Gesprekken met deze partijen liepen op meerdere tafels tegelijk, vaak zonder centrale regie of consistente terugkoppeling. Hierdoor ontstond een werkwijze van ‘brandjes blussen’ in plaats van proactief richting geven.
Resultaten
Enexis bracht focus aan: van een brede longlist naar een scherp portfolio met duidelijke regie. Dankzij de RACI weet iedereen zijn rol en is er ritme in overleg. De nieuwe werkwijze draait al volop bij onder meer het thema duurzame moleculen, van reageren op incidenten naar regisseren met één eenduidige boodschap.
Klant
Enexis is een regionale netbeheerder in het zuiden en noorden van Nederland en verantwoordelijk voor een veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig energiesysteem.
In het kort
Enexis stond voor de uitdaging om grip te krijgen op een versnipperd speelveld van stakeholders. Samen met nlmtd richtte het een structuur in voor strategisch stakeholderengagement. Door focus aan te brengen op zes strategische thema’s, rollen te verduidelijken en een vaste werkwijze te ontwikkelen, ontstond rust en regie. Zo werkt Enexis nu met één stem aan een toekomstbestendige energietransitie.
Rolhelderheid geeft rust: wie beslist, wie weegt mee, en wie informeer je? Dat voorkomt dubbel werk en misverstanden.
Uitdaging
van brandjes blussen naar proactieve invloed
De energietransitie vraagt tempo én samenhang. Ruimte, materialen, technici zijn schaars en vergunningstrajecten kostbaar in tijd. Tegelijk lopen lokale (gemeenten/provincies) en Haagse/Europese gesprekken door elkaar. Maryse Laseroms, directeur Communicatie & Public Affairs: “Vanuit Enexis zitten verschillende medewerkers aan tafel met een diverse groep stakeholders. Vaak weten deze collega’s dat niet van elkaar. Laat staan dat er vooraf afstemming heeft plaatsgevonden of dat er nagedacht is over een strategie en aanpak. Wij willen met één eenduidig verhaal aan tafel zitten.Vanuit onze (technische) expertiserol, maar vooral óók met oog voor het maatschappelijke perspectief en het belang van onze stakeholders.” Hoog tijd voor structurele regie, zodat Enexis sneller en consistent kan sturen op thema’s die strategisch het meest van belang zijn.
Proces
Samen met nlmtd werd er strategisch stakeholderengagement (SSE) ingericht. Er werd gekozen voor een beperkt aantal strategische thema’s en via een RACI werden rollen verhelderd en toegewezen. Bovendien werd er een vaste werkwijze en tooling (bijvoorbeeld een Teams omgeving per thema) voor voorbereiding en verslaglegging ontwikkeld. Ook wordt gewerkt aan een opleidingsaanbod om essentiële vaardigheden te ontwikkelen. De implementatie van deze plannen wordt vanaf nu gewaarborgd met een interne coördinator.
Deepdive in het proces
Van keuze naar koersvast werken
Voor structurele regie is een structurele aanpak nodig:
1. Kiezen wat ertoe doet
Een brede inventarisatie waar Enexis actief was (~35 onderwerpen) is samen met directies en de RvB teruggebracht naar een compact portfolio van zes strategische thema’s. Selectiecriteria? Een directe link met de strategie van Enexis, eigenaarschap op directieniveau, multi-stakeholder complexiteit, en een langere doorlooptijd (dus juist niet de ‘brandjes’).
2. Heldere rollen met RACI
Per thema is vervolgens vastgelegd wie Accountable is (besluit), wie Responsible (verantwoordelijk), wie Consult (input levert) en wie Informed (geïnformeerd wordt). Dit werd in gezamenlijke werksessies en 1-op-1’s met directeuren aangescherpt. Jeroen van Duijvenbode, strategisch adviseur bij nlmtd: “Rolhelderheid geeft rust: wie beslist, wie weegt mee, en wie informeer je? Dat voorkomt dubbel werk en misverstanden.”
3. Werkwijze & tooling
Voor elk thema is een Teams-omgeving ingericht: voorbereiding (met onder andere de kernboodschappen en context), verslaglegging (denk aan notulen en eventuele acties), en follow-up. Afspraken over snelle terugkoppeling na externe gesprekken borgen dat kennis niet in mailboxen verdwijnt en zelfs helemaal niet plaatsvindt.
4. Borging & skills
Een interne coördinator faciliteert het ritme, actualiseert het thema-portfolio en bewaakt de werkwijze. Parallel is een vaardighedenprofiel opgesteld. Samen met de afdeling HR worden trainingen opgezet om brede gedragsverandering te ondersteunen.
Maryse: “Op basis van interviews met een aantal succesvolle managers hebben we een aantal vaardigheden benoemd waar we collega’s breed in de organisatie op willen trainen. Inhoudelijke kennis aan tafel alleen is niet meer voldoende. Het is óók perspectief nemen, actief luisteren en soms het omgaan met weerstanden. En vooraf scherp voorbereiden en terugkoppelen zodat acties ook daadwerkelijk opgepakt worden”
Resultaten
Eerste bewijzen van werking
De nieuwe structuur vertaalt zich in merkbaar meer samenhang in voorbereiding, gesprek en follow-up. Teams vinden sneller de juiste context, kernboodschappen en historie, waardoor gesprekken doelgerichter worden en afspraken consequent worden vastgelegd en opgevolgd. De rolhelderheid voorkomt dubbel werk en misverstanden – overlegmomenten zijn korter en effectiever omdat besluiten en consultaties vooraf vastliggen. Op de inhoudelijke thema’s waar al volgens de nieuwe manier wordt gewerkt (zoals duurzame moleculen) zien we meer eigenaarschap, snellere afstemming tussen directie, PA en inhoudelijke experts, en daarmee meer slagkracht naar buiten.
Tegelijkertijd ontstaat er ruimte om bewuster afwegingen te maken tussen elektrificatie en alternatieven zoals groen gras of warmtenetten, wat bijdraagt aan betaalbaarheid en uitvoerbaarheid van de energietransitie. Het zijn vroege signalen, maar ze laten zien dat de beweging van versnippering naar regie daadwerkelijk effect heeft.
Next steps
De komende periode richt Enexis zich op volledige uitrol van de werkwijze over alle prioritaire thema’s en op het verstevigen van de ritmiek in de voorbereiding, verslaglegging en terugkoppeling. Parallel hieraan wordt het vaardighedenprofiel vertaald naar gerichte trainingen en coaching, zodat meer collega’s het gesprek met stakeholders consequent vanuit zowel technisch als maatschappelijk perspectief kunnen voeren. Het effect van deze nieuwe werkwijze wordt periodiek gemeten via de tweejaarlijkse stakeholder- en reputatiemeting, terwijl het thema-portfolio op vaste momenten wordt herijkt om relevant te blijven. Zo groeit de aanpak door van een goed werkend fundament naar een organisatiebrede manier van werken die besluitvorming versnelt en maatschappelijke keuzes beter onderbouwt.
Conclusie
Met meer focus, rolhelderheid en samenhang werkt Enexis nu proactief en met één eenduidige boodschap. Er is nu duidelijk wie beslist, wie uitvoert, wie input levert en wie geïnformeerd wordt, en is er een vast overlegritme ontstaan. In de praktijk draait de nieuwe werkwijze al volledig op onder meer het thema duurzame moleculen (groen gas en waterstof): de inhoudelijk betrokken directeuren en Public Affairs adviseurs werken hier geïntegreerd met een goed georganiseerde backoffice. Daarmee is de basis gelegd voor een andere mindset en versterkt het de regie op de energietransitie.
Meer weten? Wij werkten hieraan!
